Cualquier emprendedor que tiene una empresa o cualquier profesional que presta sus servicios sabe que la ubicación de su oficina es crucial para tener éxito. La oficina no es solo un lugar de trabajo, también es el sitio en el que se atienden a los clientes y proveedores y el punto de referencia de nuestra actividad para el público. Lo ideal sería tenerla en el centro de la ciudad, pero esto no es tan sencillo como parece.
Tener la oficina en el centro de la ciudad o en una zona con proyección empresarial multiplica los beneficios económicos de un proyecto empresarial. Para empezar, incrementa su reputación, y en segundo lugar, inspira más confianza para que los posibles clientes demanden tus servicios.
Aunque te comuniques con ellos por vía telemática, no es lo mismo que tu actividad la desempeñes cerca de la Gran Vía de Madrid o de la Diagonal de Barcelona, a que la realices desde tu casa en un barrio.
Sin embargo, no es tan sencillo encontrar una buena oficina disponible en el centro de la ciudad, o al menos una que te puedas costear.
El precio de una oficina en el centro de la ciudad.
El Periódico de Cataluña señala que el precio medio de una oficina de alquiler en Madrid se encuentra en 44 € el metro cuadrado al mes. En Barcelona oscila entre los 37 y los 39 €. A medida que te acercas a una zona especialmente comercial como el Paseo de Gracia o el área 22@, el precio se dispara.
Existen más inconvenientes. Para entrar en una oficina propia debes pagar 4 meses por adelantado. Dos meses de fianza, el mes entrante y el mes de comisión que se lleva la inmobiliaria. Como sucede con los pisos en alquiler, están sujetos a una cláusula de permanencia. El profesional o empresa que alquila la oficina se compromete a pagar el alquiler mensual durante tres o cinco años. Con una indemnización al propietario en caso de que desista antes de tiempo.
El alquiler de oficinas es un nicho de negocio. En los 6 primeros meses del año ha facturado 743 millones de euros. Un 40% menos que el mismo periodo del año pasado. Esto pone sobre la mesa la posible transformación de 2,5 millones de metros cuadrados de oficinas en viviendas residenciales. Lo que encarecería más aún el precio de las oficinas.
El modelo tradicional de oficina no concuerda con el dinamismo y flexibilidad que ha alcanzado el sector empresarial en los últimos años. Tras la pandemia, y después con la inflación, las empresas buscan abaratar costes. Esta es la razón por la que muchas de ellas han apostado por el teletrabajo o por sistemas mixtos, en la que una parte de la plantilla acude a la oficina, mientras otra parte trabaja en casa, y ambos grupos se van turnando.
A eso hay que añadir fenómenos como las Start-ups, empresas embrionarias que para ponerlas en marcha deben reducir sus costes fijos, y los profesionales freelance, que solo necesitan instalaciones de este tipo en momentos puntuales.
El panorama actual del emprendimiento cada vez tiene menos cabida, soluciones tan rígidas como el alquiler tradicional de oficinas.
Los centros de negocio. (Business Center)
Son edificios de oficinas con una administración centralizada en la que se alquilan despachos a empresas y profesionales. Suelen ofrecer servicios comunes como la recepción de correspondencia y mensajería, una centralita de llamadas y fax o recepción de visitas.
Algunos de estos centros han demostrado una gran flexibilidad como el hecho de alquilar salas de reuniones o despachos por horas. Este modelo es anterior a lo coworking, surge en los años 80 en Londres y en algunas ciudades de Estados Unidos para ofrecer un despacho a abogados y otros profesionales liberales, compartiendo algunas instalaciones comunes.
Es diferente a los coworking, no surgen con un espíritu colaborativo. En ellos no hay profesionales compartiendo el mismo espacio de trabajo. Cada empresa tiene su propio despacho.
Los cooworking surgen posteriormente, con la era digital. Un momento en el que aparecen profesiones nuevas como programador, diseñador web, marketing digital, en el que para trabajar solo se necesitaba una mesa para colocar el ordenador y una conexión a internet.
Se dice que con la crisis del 2008, los coworking desplazaron a los centros de negocio. Fue un momento complicado, en el que para salir adelante, los emprendedores debían reducir aún más sus gastos, apoyarse entre ellos y fomentar sinergias.
A pesar de ello, los centros de negocio no han desaparecido y continúan siendo la opción preferida por determinados profesionales más tradicionales como consultores, asesores y abogados. Estos centros suelen exhibir a la entrada un directorio de empresas, lo cual permite a clientes y proveedores localizar fácilmente al profesional que buscan y dan la imagen de ser un centro empresarial.
Los Business Center son más flexibles que las oficinas tradicionales en alquiler. No requieren alquileres de larga duración, ni suelen pedir fianza para acceder a ellos. Por otro lado, ofrecen servicios como la limpieza de la oficina y la recogida de residuos incluidos en el precio.
Coworkig que alquilan despachos.
Marc Gumma de Barcelona dice que alquiló dos despachos para su empresa en Mitre, 126 Workspace, un coworking ubicado en la zona alta de la ciudad, encima de la Diagonal. Mientras el establecimiento dispone de un área de trabajo compartido, él utilizaba un despacho privado para trabajar y reunirse con su equipo.
Lógicamente, pagaba más, pero disponía de una ubicación privilegiada para su empresa a un precio más económico que si hubieran alquilado una oficina por la zona.
Los coworking han demostrado ser la opción más flexible para los tiempos que corren. Alquilar despachos, al mismo tiempo que alquilan mesas de trabajo en un espacio compartido, demuestra una habilidad para adaptarse a las necesidades concretas de cada empresa o profesional en un momento determinado.
Además de estos servicios, muchos coworking ofrecen la opción de oficina virtual. La posibilidad de adjuntar la dirección del centro como sede fiscal de la empresa y recibir en ella la correspondencia y la paquetería. Aparte de encargarse de la atención telefónica para derivar la llamada al destinatario.
Puede parecer algo venial, pero no lo es. Tener una domiciliación en el centro de la ciudad es más ventajoso para un profesional que dar la dirección de su casa. Da imagen de profesionalidad.
Los cooworking ponen a disposición de sus clientes salas de reunión y pequeños salones de conferencias para impartir cursillos, zonas de restauración, con microondas y cafetera, para que los trabajadores se puedan quedar a comer allí y tienen horarios de apertura bastante amplios.
Los cooworking y sus usuarios.
Dice el blog de I.M.F., una escuela internacional de negocios, que los usuarios más habituales de un coworking son emprendedores, P.Y.M.E.S., agencias de marketing digital y freelance, principalmente. Una muestra significativa que se corresponde con una parte de la realidad empresarial del momento. Tal vez, la parte más dinámica.
No solo son espacios compartidos de trabajo, sino que dan pie a la colaboración y al apoyo entre los distintos usuarios. Muchos proyectos se han alumbrado dentro de un coworking. Algunos profesionales se han apoyado en el compañero que tiene al lado para ofrecer un servicio más completo a sus clientes.
Por ejemplo, si tú eres un consultor de marketing digital y quieres lanzar una campaña para uno de tus clientes y necesitas montarle páginas de ventas atractivas para realizar un lanzamiento, que mejor que apoyarte en un diseñador web que tienes al lado para que se encargue de las cuestiones técnicas.
Los coworking, en cierto modo, se corresponden con el ciclo de vida de un proyecto empresarial. Cuando pones en marcha una idea de negocio, al principio necesitas reducir gastos para ver antes los beneficios.
La ubicación de tu oficina es importante, pero no por ello vas a hipotecar el futuro de tu proyecto pagando un precio que te cuesta asumir. Los cooworking disponen de instalaciones al servicio de sus clientes que alquilan por horas. Se acabó quedar con un cliente en una cafetería para intentar venderle un servicio, como si fueras un comercial sin recursos. O alquilar una sala en un hotel para presentar un producto o un servicio. En tu mismo lugar de trabajo tienes los medios que necesitas y solo pagas por ellos si los utilizas.
Quizás cuando tu proyecto crezca te puedas plantear tener una oficina propia, pero cuando empiezas lo que necesitas es simplificar las cosas.
Por otro lado, hay actividades que no necesitan más. Si tú eres un profesional freelance que trabajas fundamentalmente en casa, tal vez solo necesites un lugar en el que poder reunirte con tus clientes de vez en cuando o una dirección en el que recibir la correspondencia. Todo eso para dar una mayor seriedad a tu trabajo.
Disponer de una oficina en el centro de la ciudad es posible, realices la actividad que realices. Todo es cuestión de buscar la solución que mejor se adapte a tu situación y que te aporte la flexibilidad que necesitas.